Şirketlerin halka, müşteriye ve çalışana iletişim yapan ekipleri için en kritik konulardan biri elbette doğru ajans seçimi. Bu ne demek? Hem kurumun kültürüne uygun hem de ihtiyacını karşılayacak yaklaşıma sahip çözüm ortağı için en uygun yol arkadaşının seçilmesi. Şirket kaynaklarının uygun kullanılması da cabası. Malum her şey bu kadar hızlı gelişirken müşterinin ilgisini çekmek, çalışanı elde tutmak için şirketler sürekli kendini geliştirmek ve yenilemek zorundalar.
Bu hızın ortasında değişime direnmeyen, bilakis ayak uydurmayı becermiş çözüm ortakları ile çalışmak önemli. Müşteri konumundaki kurumsal şirketlerin kendilerine seçtiği çözüm ortağının içlerinden biri olması, söz konusu markayı en az kurum çalışanları kadar iyi tanıması ve benimsemiş olması şart. Sadece markayı değil, kurumun kültürünü ve sektörü şirketin bir çalışanı kadar iyi bilmesi, tüm konulara vakıf olması gerek. Ancak böyle olduğunda çözüm ortakları, marka sahiplerinden bir adım önde kalabilir ve uzmanlıkları/tecrübeleri ile şirket iletişimcilerine bize yön verebilirler.
Sürdürülebilir büyüme ve gelişim için markaların çözüm ortakları, pazarı önceden okuyup, yaşanan gelişmelere göre süreçleri şekillendirip, şirket iletişimcilerini tetiklemeliler. Buradan doğru olarak Ajans - Kurum ilişkisinde ilk öncelik çözüm ortağı anlayışının benimsenmesi olması.
Ajans – Kurum ilişkisinde bir diğer kritik konu ise ajans uzmanlarına ‘brief’in doğru verilmesi. Marka, iletişim yapmak istediği kampanyasıyla ilgili çözüm ortağı ajansına yazılı olarak verdiği görev talimatında -ya da kısaca brief diyelim- ürüne ilişkin bilgiler, rakip işletmelere ilişkin bilgiler, işletmenin pazarlama ve reklam amaçlarına ilişkin bilgiler, kampanyanın başlama süresine ilişkin bilgiler ve kampanyada kullanılması düşünülen finansal kaynağa ilişkin bütçe, kampanyanın amacı, hedef kitlenin kimler olacağı, reklam mesajının nasıl olması gerektiği yer almalıdır. Bu şekilde ajans ile marka arasında doğacak iletişim kazaları engellenmiş olur. Brief mutabakatı üzerinden de deadline (kampanya için ajans müşteri temsilcisinin söz konusu markanın yetkililerine sunum yapacağı son tarih) öncesi ajans çalışanlarının “on brief” (talimatı doğru anlayıp anlamadıkları) olup olmadığı kontrol edilir. Eğer değilse ajans tekrar bir bilgilendirme talep eder ve marka debrief verir.
Ajans iş gücünün, zamanın doğru kullanılması için yazılı mutabakat önemli. Özellikle şirketler deadline’larla yarışırken, ajans çalışanları da iş yoğunluğuyla boğuşurlar. Sürecin iyi yönetimi tarafların her zaman avantajına olur.
Yine bir diğer önemli konu ise markaların devamlı çözüm ortağı olan ajans ile haftalık status (hangi işin ne durumda olduğunu gösteren tablo) üzerinden çalışmalarıdır. İş takibi açısından iletişimcilerin hızını artıracak bir çalışma olan status aynı zamanda yöneticiniz beklemediğiniz birişi sorduğunda hızlıca cevap vermenizi sağlayacak. Çoğu zaman ajans tarafından hazırlanıp gönderilir ve yeni işler geldikçe güncellenir. Hafta başı ya da sonunda taraflar arasında paylaşılıp, değerlendirilip, mutabıklaşılır. Deadline’lar gözden geçirilir, hedeflerin neresinde olunduğuna bakılır.
Her şey bu akışta güzel görünüyor olabilir. Peki o zaman başlıktaki gerilim neden J ? bazen kurum içi stres, onay mekanizmalarının sonsuzluğu, revizelerin sınırsızlığı, deadline’lar bir iletişim sorunu yaratabilir. Ajanslara göreişletmenin bitmeyen revize talepleri, bir tık büyütüp bir tık rengini açtırıp, bir türlü içine sindirtemedikleri müşterilerine karşın markaların kendilerini, kültürlerini tam olarak yansıtmayan ve yetersiz buldukları yaratıcı çalışmalar.... Bu sonsuz bir çözümsüzlüğe dönüşüp, ajans turn over’ını (personel değişim oranı) tavan yaptırabilir. Keza ajans için mühim olan müşterinin memnuniyetidir. İşletmenin iletişimcileri için ise mühim olan yöneticinin son onayı. Buradaki kritik değer şirketin iletişim uzmanlarının beklenen iletişim ihtiyacını yöneticisinden çok iyi anlaması ve çözüm ortağına iyi anlatmasıdır. Ölçülebilir tek kriter brief metnidir. O yüzden yukarıda anlattığımız gibi önemlidir. Ancak brief kadar bir önemli noktada çözüm ortağınızın sürdürülebilir olması ve aradaki güven ilişkisinin yerleşmiş olmasıdır. Bazen birçok açılmayan kapıyı “hatır” ile açarsınız ki çok manidardır. Hatır için çiğ tavuk yenilebildiği gibi, Pazar günü ajans da açılabilir, gece mesaisi de yapılabilir, işler de yetişir ortak bir markanın parlatılmasına baş konulduysa...
Tüm bunlara rağmen kurumsal işletmeler ile creative ajansların iş akışındaki momentleri genellikle birbirlerine eşittir. Daha çözümsüz olan kurumsal yapılarla bir türlü mayası tutmayan sivil toplum kuruluşlarının ilişkileridir. Bunu şimdilik önümüzdeki yazılara bırakıyoruz.
Gülsünay Uysal web sitesi için tıklayın
Gülsünay Uysal LinkedIn hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
Gülsünay Uysal Twitter hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
Gülsünay Uysal Instagram hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
