Hangi şirkete, hangi birime, hangi yöneticiye ya da çalışana sorarsanız sorun; toplantıların sayısının çokluğundan ve verimsizliğinden bahseder. Bu soruna çözüm ararken ilk yapmamız gereken sorunun iki temel noktasını iyi sorgulamaktır.
Çoğu kurum sistematik olarak işleyen bir sisteme sahip olmadığını içten içe bilmektedirler. Bu nedenle sistemin işleyip işlemediğini sorgulayan ve sistemin bir sağlaması olmaktan başka bir amacı olmayan toplantılar yapmayı gerekli görmektedir.
Öte yandan, açık, net bir iletişim dili kullanımı hala bir türlü oturmadığı için aynı dili konuşan pek çok insanın birbirini kesin ve net bir şekilde yüz yüze anlaması için bir araya gelinir.
Özetle, ülkemizde bu iki nedenden dolayı durmadan toplantı yapılır. Ancak bu toplantılar amaca uygun bir içeriğe ve davranış kültürüne sahip değildir. İşlemez, çalışmaz, net bir faydası olmaz.
Neden mi?
Bir kere her şeyden önce toplantılar zamanında başlamaz. Bu da iki sebepten gerçekleşir. Birinci sebebi sorumsuz ve disiplinsiz olanlardır. İkinci sebebi de sorumlu ve disiplinli olanların Makyavelist gerçekçilik teorisine esir düşmesidir. Yani ben zamanında gitsem ne olacak, nasılsa çoğu kişi toplantıya gecikecek, diye düşünmeleridir. Böylece herkes toplantıya bir şekilde geç gelir ve toplantılar çoğunlukla zamanında başlamaz.
Toplantıya ilgili ilgisiz herkes davet edilmiştir. Bu da sağlıklı içerik oluşturmayı ve bu içeriğin uygun bir şekilde yönetilmesini neredeyse imkansız kılar. Türkiye’de her işe şüpheyle yaklaşıldığı için, herkes daimi temsilci statüsünde hemen hemen her toplantıda gözükür:
- Sen toplantıya katıldın mı?
- Katıldım efendim!
Gündem belirlenmiş olsa da, akış doğru yönetilemez. Olması gerektiği gibi, toplantıyı organize eden kişinin yönetmesi tüm katılanlar tarafından kalpten onaylanmış gözükmez. Gündem çerçevesinde adımlara uygun olarak ilerlemeye çalışan olursa da, yaklaşık yarım saat içinde şevkini yitirir. Böylece, sıklıkla gündem dışına çıkılır, hatta bazen toplantı terapi seansına döner.
İnsanımız çok fonksiyonlu olma özelliğine öylesine güveniyordur ki, ilk beş dakikadan sonra cep telefonu, PC gibi mobil cihazlar devreye girer. Toplantının ortalarına doğru bazen öyle bir an gelir ki, katılımcıların yarısından fazlası başka bir diyarda çalışmalarını sürdürmeye devam eder. Kaliteli bir şekilde dinlememesine rağmen, muhtelif aralıklarda toplantının gündemine dönerek yorum yapabilme özelliği de sadece bize aittir.
Bu arada en gözde özelliklerimizden biri, toplantıyı bırakıp cep telefonuyla dışarı çıkanların, döndüklerinde konuşulanları dinlemişçesine karizmatik ve stratejik yorumlarda bulunabilmesidir.
Bu arada toplantı zamanında bitmemiştir. İşini profesyonellikle yöneten ve toplantının başından sonuna kadar genel kurallara uyan eser sayıda katılımcı, ya haklı olarak izin isteyip ayrılır, ya da utana sıkıla bir an önce toplantıyı bitirmeye gayret eder.
Toplantı sonunda bitmiştir ama çoğunlukla net bir karar ve bu kararlar neticesinde sorumlulukların belirlendiği bir anlaşma metni çıkmaz. Toplantı sonunda “Toplantı Notu” diye toplantıda nelerin konuşulduğunu anlatan tuhaf bir belge hazırlanır ama onu bile doğru düzgün okuyan olmaz.
Bunları neden mi yazıyorum? Çünkü uzun yıllardır anlatmaya gayret ediyorum ki, iş süreçlerine yönelik profesyonel davranış kültürünü oturtmadan, markalaşmak hayalden başka bir şey değildir.
Not: Profesyonel seçilmiş davranışı yapandır. Amatör ise iyi niyetli tavır sahibidir. Bu nedenle “iyi niyetli biri” ifadesi kanımı dondurur. Bir insanla iyi niyetli diye çalışılmaz, kötü niyetli ise zaten hiç çalışılmaz.
Hakan Senbir Twitter hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
Hakan Senbir Facebook hesabına ulaşmak için lütfen tıklayın
